Alles läuft über deinen Tisch
HeuteBist du beim Kunden, bleibt die Anfrage liegen. Am Freitag unterschreibt der Kunde beim Wettbewerber.
Per WhatsApp„Welche Anfragen sind seit gestern unbeantwortet?“
Für KMU mit 2 bis 50 EDV-Arbeitsplätzen · Autoforce One KI-CRMFür KMU mit 2–50 EDV-Plätzen Steuere deine Firma über WhatsApp.
Steuere deine Firma über WhatsApp.
Auch wenn du beim Kunden bist.
Schreib oder sprich mit deiner Assistenz, was offen ist oder was erledigt werden soll. Sie kennt dein CRM: Antworten, Aufgaben und Mail-Entwürfe stehen in Sekunden bereit. Was an Kunden rausgeht, gibst du mit einem Tipp frei.
Deine Assistenz ab 99 € im Monat*. Die Demo ist kostenlos. Lieber erst fragen? Schreib uns auf WhatsApp
Tipp an, was dich im Alltag Zeit kostet:
HeuteAbends Dutzende Mails durchsehen, um die drei wichtigen zu finden.
Meine Assistenzonline
Animierte Beispiele mit erfundenen Firmennamen. So nutzen wir die Assistenz in unserem eigenen Büro. WhatsApp ist eine Marke von Meta.
Was kam heute von meinen Kunden rein?
3 neue Mails von deinen Kunden:
- Müller-Meyer fragt nach dem Liefertermin dringend
- Becker Haustechnik bittet um Rückruf
- Kessler GmbH hat das Angebot unterschrieben
Soll ich Müller-Meyer eine Antwort vorbereiten?
Ja, vorbereitenSpäter
▶0:09
TranskriptSchreib Müller-Meyer: Liefertermin passt, das Angebot kommt bis Freitag.
Entwurf im Mailverlauf mit Müller-Meyer GmbH:
Hallo Herr Meyer, danke für Ihre Nachricht. Der Liefertermin am 14. November passt. Das Angebot erhalten Sie bis Freitag.
Senden?
SendenÄndern
✓ Gesendet und im Kundenverlauf gespeichert. Das Angebot steht als Aufgabe bis Freitag in deiner Liste.
Welche Rechnungen sind bei Schmidt & Söhne offen?
Bei Schmidt & Söhne sind 2 Rechnungen offen, beide überfällig, zusammen 6.426,00 €:
- RE-2418 · 3.213,00 € · fällig seit 08.10.
- RE-2391 · 3.213,00 € · fällig seit 08.09.
Zahlungserinnerung vorbereiten?
Ja, vorbereitenSpäter
Der Entwurf liegt im Mailverlauf von Schmidt & Söhne. Ohne dein Okay geht nichts raus.
Was hat Kai diese Woche noch offen?
Kai hat 7 offene Aufgaben, 2 davon überfällig:
- Rückruf Becker Haustechnik überfällig
- Angebot Kessler überarbeiten überfällig
- Datenblatt an Praxis Dr. Lang · morgen
und 4 weitere bis Freitag.
Kai erinnernAlle zeigen
✓ Kai hat eine Erinnerung zu den zwei überfälligen Aufgaben bekommen.
Welche Angebote warten seit über einer Woche auf Antwort?
4 Angebote, zusammen 38.400 €:
- Schmidt & Söhne · 14.200 € · 12 Tage
- Becker Haustechnik · 9.800 € · 9 Tage
- Kessler GmbH · 8.900 € · 8 Tage
- Praxis Dr. Lang · 5.500 € · 8 Tage
Soll ich den Betreuern Nachfass-Aufgaben anlegen?
Ja, für alleNur Schmidt
✓ 4 Aufgaben angelegt, fällig morgen früh. Die Betreuer sehen sie in ihrer Liste.
Such für mich, Kai und Alena nächsten Mittwoch eine halbe Stunde und trag uns ein: Vertriebsrunde.
Am Mittwoch, 4. November, sind alle drei frei:
- 10:00–10:30 Uhr
- 14:30–15:00 Uhr
Welchen Termin soll ich eintragen?
10:00 Uhr14:30 Uhr
✓ „Vertriebsrunde“ steht in allen drei Kalendern. Kai und Alena haben die Einladung.
▶0:07
TranskriptHäng das an die Mail vom Steuerbüro und schreib, dass das Einschreiben zurückgekommen ist.
Entwurf im Verlauf mit Steuerbüro Hartmann, Foto angehängt:
Guten Tag Frau Hartmann, das Einschreiben vom 20.10. ist leider an uns zurückgegangen. Anbei das Schreiben. Wie sollen wir weiter vorgehen?
Senden?
SendenÄndern
✓ Gesendet, mit Anhang.
▶0:11
TranskriptErinner mich morgen um neun, Becker wegen der Wartung zurückzurufen, und leg eine Chance über 4.000 Euro an.
✓ Aufgabe „Rückruf Becker – Wartung“ morgen um 9:00 Uhr
✓ Chance „Wartungsvertrag Becker“ über 4.000 € in „Erstgespräch“
Die Erinnerung bekommst du hier.
- Im Klartextohne Programmierer
- CRM in Deutschlandgehostet nach DSGVO
- Mit Freigabean Kunden geht nichts ungefragt raus
Arbeitet mit Microsoft 365 & OutlookGoogle WorkspaceWhatsAppTelefon & AnrufnotizenKalenderOnline-TerminbuchungsevDeskWebseiten-Formulare
Kommt dir bekannt vor?
Wo Geschäftsführern Zeit und Aufträge verloren gehen
Oben der Alltag, unten die eine Nachricht, die ihn ändert.
Sonntagabend im Büro
HeuteMails beantworten und Angebote schreiben, weil unter der Woche keine Zeit dafür war.
Per WhatsApp„Schreib Becker, dass das Angebot bis Freitag kommt.“
Zugesagt und vergessen
HeuteBeim Kunden versprochen, bis Montag untergegangen. Der Kunde merkt es sofort.
Per WhatsApp„Erinner mich morgen um 9, Becker das Angebot zu schicken.“
Krank, Urlaub, keiner weiß Bescheid
HeuteDer Kunde ruft an, der zuständige Kollege fehlt. Was wurde ihm zugesagt?
Per WhatsApp„Fass mir zusammen, was wir mit Müller-Meyer besprochen haben.“
Das Geld liegt beim Kunden
HeuteOffene Rechnungen fallen erst auf, wenn das Konto knapp wird.
Per WhatsApp„Welche Rechnungen sind über 30 Tage offen?“
Angebot raus, dann Funkstille
HeuteKeiner fasst nach, weil keiner daran denkt. Der Auftrag geht leise verloren.
Per WhatsApp„Welche Angebote warten seit einer Woche auf Antwort?“
Was du alles fragen kannst
Dein Vertrieb, eine Nachricht entfernt.
Das System kennt deine Kunden, Mails, Anrufe, Termine, Aufgaben und Rechnungen. Deshalb reicht ein Satz, ohne Menüs und ohne Suchen.
Neue Anfragen
- Welche Anfragen sind seit gestern unbeantwortet?
- Leg die Anfrage aus der Mail von Becker als Chance an.
- Wer hat die Webseiten-Anfrage von heute Morgen schon angerufen?
Angebote & Umsatz
- Welche Angebote laufen diesen Monat aus?
- Wie viel steckt gerade in „Angebot gesendet“?
- Welche Chancen sind seit zwei Wochen nicht weitergekommen?
Termine
- Was steht morgen an, und was muss ich vorher wissen?
- Wann habe ich diese Woche noch zwei Stunden am Stück frei?
- Schick Müller-Meyer den Link zur Terminbuchung.
Team & Aufgaben
- Was ist bei Alena überfällig?
- Gib Kai die Aufgabe, das Angebot bis Freitag zu prüfen.
- Welche Zusagen aus den Anrufen von gestern sind noch offen?
Kunden & Verlauf
- Fass mir zusammen, was wir mit Müller-Meyer besprochen haben.
- Was hat Becker beim letzten Anruf gesagt?
- Wer ist bei Kessler eigentlich der Entscheider?
Geld & Rechnungen
- Welche Rechnungen sind über 30 Tage offen?
- Zeig mir die letzten drei Rechnungen von Schmidt & Söhne.
- Bereite für alle überfälligen eine Zahlungserinnerung vor.
Was das bringt
Weniger Büro. Mehr Zeit fürs Geschäft.
KI-Assistenten sparen in großen Studien 13 bis 26 Minuten pro Mitarbeiter und Tag. Rechne aus, was das bei dir wert ist.
So viel Zeit sparen KI-Assistenten laut Studien, in Minuten pro Mitarbeiter und Tag
- Britische Regierung 2025Test mit 20.000 Beschäftigten 26 Min. Microsoft 365 Copilot, Selbstauskunft der Teilnehmenden. Quelle
- Federal Reserve St. Louis 2025Repräsentative Umfrage, USA 26 Min. 5,4 % der Arbeitszeit, rund 2,2 Stunden pro Woche, Selbstauskunft. Quelle
- Microsoft Research 2025Feldversuch, 7.137 Beschäftigte 24 Min. Gemessen mit Kontrollgruppe über 6 Monate, nur die Zeit für E-Mails. Quelle
- Dänemark, Uni Chicago 202525.000 Beschäftigte, Registerdaten 13 Min. 2,8 % der Arbeitszeit. Die vorsichtigste Studie. Quelle
Die Studien untersuchen allgemeine KI-Assistenten wie Microsoft Copilot, nicht Autoforce One. Wochenwerte auf 5 Arbeitstage umgerechnet. Werbeaussagen von Softwareanbietern sind nicht enthalten. Im Vertrieb schätzen Führungskräfte die Ersparnis sogar auf knapp eine Stunde am Tag (Gartner 2026).
Und schneller ist mehr wert als Zeit: Wer in der ersten Stunde auf eine Anfrage reagiert, macht daraus 7-mal so oft ein echtes Verkaufsgespräch wie jemand, der erst in der zweiten Stunde antwortet. Harvard Business Review 2011
Automatisch im Hintergrund
Was immer gleich läuft, erledigt es von selbst.
Aus einem Satz wird ein fester Ablauf. Keine Bausteine, keine Schnittstellen, kein Programmierer.
- 1
Satz schreiben
„Wenn …, dann …“ – in deinen Worten, getippt oder diktiert. Personen, Stufen und Kalender deiner Firma kennt das System schon.
- 2
Ablauf prüfen
Die KI zeigt dir, wie sie es verstanden hat, und baut den Ablauf Schritt für Schritt. Passt etwas nicht, änderst du einfach den Satz.
- 3
Läuft von selbst
Ab jetzt passiert es jedes Mal automatisch. Was nach außen geht, etwa eine Mail an den Kunden, läuft erst nach deiner Freigabe.
Echte Beispiele aus dem System
„Wenn jemandem eine Aufgabe mit Fälligkeit zugewiesen wird, blocke am Vortag um 9 Uhr eine Stunde im Kalender.“
„Wenn eine Karte in „Angebot gesendet“ landet und der Kunde fünf Tage nicht antwortet, schieb sie nach „Angebot nachfragen“.“
„Wenn nach einem Anruf etwas zugesagt wurde, leg für jede Zusage eine Aufgabe mit Fälligkeit an.“
„Wenn eine neue Chance reinkommt und nach einem Tag noch niemand angerufen hat, leg dem Betreuer eine wichtige Aufgabe an.“
Dein Firmengedächtnis
Frag dein System wie einen Kollegen, der bei jedem Gespräch dabei war.
Mails, Anrufe, Notizen und Meetings landen an einem Ort. Die KI findet darin, was du brauchst – mit Angabe, woher die Information stammt. Auch wenn der zuständige Kollege gerade im Urlaub ist.
- Antworten mit Quelle statt Suche in fünf Postfächern
- Übergaben bei Urlaub und Krankheit ohne Zettelwirtschaft
- Jeder sieht nur, was er sehen darf
Was haben wir Müller-Meyer beim letzten Telefonat zugesagt?
Deine Assistenz
Im Telefonat am Dienstag hat Frau Schmidt zwei Dinge zugesagt:
- Angebot für drei Arbeitsplätze bis Freitag
- Rückruf bei Herrn Meyer am Montag wegen der Lieferzeit
Quelle: Anrufnotiz Dienstag, 11:32 · E-Mail von Herrn Meyer, Mittwoch
Beispiel zur Veranschaulichung
Datenschutz und Kontrolle
Deutsche Server. Klare Regeln. Du entscheidest.
Kundendaten sind das Wertvollste, was ein Mittelständler hat. Deshalb liegen sie auf Servern in Deutschland.
Gehostet in Deutschland
Deine Kundendaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Kein Datenhandel, keine Werbung mit deinen Daten.
Datenschutz nach DSGVO
Du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Deine Daten trainieren keine öffentlichen KI-Modelle.
Du behältst die Kontrolle
Heikle Schritte wie der Versand an Kunden laufen nur mit Freigabe. Du entscheidest, was die KI allein darf.
Jeder Schritt nachvollziehbar
Was die Automatisierung getan hat, steht im Protokoll – wann, warum und bei welchem Kunden.
Preis
Deine Assistenz. Ab 99 € im Monat.
Für den Gegenwert von rund drei Stunden Büroarbeit im Monat hast du jemanden, der jederzeit antwortet, nichts vergisst und deine Kunden kennt.
- Assistenz per WhatsApp: Text, Sprachnachricht, Foto
- CRM für Kunden, Mails, Anrufe, Termine und Aufgaben
- Anbindung von Outlook oder Gmail, Kalender und sevDesk
- Automatische Abläufe, beschrieben in einem Satz
- Einrichtung gemeinsam mit dir, Daten in Deutschland
Deine Assistenzper WhatsApp, mit deinem CRM verbunden
ab99 €*pro Monat, zzgl. MwSt.
Rund 7 € pro Arbeitstag, inklusive Nutzungskosten. Das rechnet sich ab etwa 10 gesparten Minuten am Tag, bei 45 € pro Arbeitsstunde und 220 Arbeitstagen im Jahr.
Kostenlose Demo sichern* Dazu kommen Nutzungskosten für WhatsApp und KI von ungefähr 30 € im Monat, je nach Nutzung. Alle Preise zzgl. MwSt.
Uwe WalcherGeschäftsführer WebQuantum GmbH, Fulda
Deine kostenlose Demo
In drei Schritten zu deinem automatischen Büro
- 1
Termin wählen
Such dir unten im Kalender einen freien Termin aus. Das Beratungsgespräch läuft per Video und ist kostenlos.
- 2
Zeitfresser finden
Wir schauen gemeinsam, wo in deinem Büro die meiste Handarbeit steckt – mit oder ohne bestehendes CRM.
- 3
Kostenlose Demo
Danach zeigen wir dir die Automatisierung live an deinen eigenen Beispielen. Du siehst, was ein Satz erledigt.
Termin wählen
Hol dir dein kostenloses Beratungsgespräch.
Danach zeigen wir dir in einer kostenlosen Demo, wie dein Büro mit ein paar Sätzen automatisch läuft.
Dein Satz für die Demo
- Kostenlos und unverbindlich
- Per Video, bequem vom Schreibtisch
- Mit deinen eigenen Beispielen statt Folien
Lieber direkt sprechen? 0661 97423952
Oder schreib uns auf WhatsAppKalender lädt …
Der Kalender ist gerade nicht erreichbar. Ruf uns an unter 0661 97423952 oder schreib an info@webquantum.net.
Dein Termin steht.
Die Bestätigung mit dem Videolink kommt per E-Mail. Wir freuen uns auf das Gespräch.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer vorher wissen wollen
Wie funktioniert das mit WhatsApp?
Deine WhatsApp-Nummer wird einmal mit deinem Benutzer im CRM verknüpft, die Einrichtung machen wir gemeinsam mit dir. Den Kontakt speicherst du zum Beispiel als „Meine Assistenz“. Danach schreibst du dem Assistenten wie einem Kollegen, per Text, Sprachnachricht oder Foto. Er sieht nur, was du auch im CRM sehen darfst. Alles, was an Kunden rausgeht, schickt er dir vorher zur Freigabe.
Laufen meine Kundendaten dann über WhatsApp?
Deine Fragen und die Antworten, also auch Kundennamen und Beträge daraus, laufen über die offizielle WhatsApp-Business-Plattform von Meta. Gespeichert bleiben deine Kundendaten im CRM auf Servern in Deutschland. Wer das nicht möchte, nutzt den Assistenten direkt im CRM.
Brauche ich schon ein CRM?
Nein. Wenn du noch keins hast, ist unser System dein CRM: E-Mails, Anrufe, Termine und Verkaufschancen laufen an einem Ort zusammen. Wenn du schon eins nutzt, schauen wir im Beratungsgespräch, was der beste Weg für dich ist.
Muss ich programmieren können?
Nein. Du schreibst, was passieren soll – so, wie du es einem Mitarbeiter sagen würdest. Die KI baut daraus den Ablauf und zeigt ihn dir zur Prüfung, bevor er läuft.
Was ist der Unterschied zu n8n, Make oder Zapier?
Das sind Baukästen: Jemand muss Abläufe aus Bausteinen zusammensetzen, Schnittstellen pflegen und bei Änderungen umbauen. Bei uns reicht ein Satz, und deine Kundendaten liegen schon im selben System, gespeichert auf Servern in Deutschland.
Was passiert mit meinen Daten?
Deine Kundendaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die KI arbeitet nur mit den Daten deiner Firma und nur für deine Firma.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Die KI schlägt Abläufe vor, du gibst sie frei. Heikle Schritte wie der Versand an Kunden brauchen eine Freigabe. Jeder Schritt steht im Protokoll, damit du nachvollziehen kannst, was passiert ist.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. Microsoft 365 und Google Workspace lassen sich anbinden, dazu WhatsApp, Telefon, Kalender, die Online-Terminbuchung und sevDesk für Angebote und Rechnungen.
Was kostet das?
Ab 99 € im Monat zzgl. MwSt. Dazu kommen Nutzungskosten für WhatsApp und KI von ungefähr 30 € im Monat, je nach Nutzung. Der genaue Preis hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter und Kanäle du anbindest. Im Gespräch bekommst du eine klare Zahl. Gespräch und Demo sind kostenlos und unverbindlich.
Wie läuft die kostenlose Demo ab?
Zuerst ein kurzes Gespräch per Video. Dort klären wir deine größten Zeitfresser. Danach zeigen wir dir live, wie das System genau diese Aufgaben per WhatsApp und automatisch erledigt.